「担当者が変わったら、Webサイトの運用が止まってしまった！」「更新業務が一部のメンバーに集中していて、トラブルが発生しやすい」「経営層にWeb運用の重要性を理解してもらえず、リソースが確保できない」
このような悩みを抱えているWeb担当者の方は多いのではないでしょうか？
Web運用の属人化は、多くの企業が直面する深刻な問題です。担当者に業務が集中し、引き継ぎが適切に行われないと、運用が停滞し、ビジネスチャンスを逃してしまいます。今回は、属人化のリスクを解消し、誰でもスムーズにWeb運用を行える環境を構築するための具体的な手順をご紹介していきます。
Web制作会社だからこそお伝えしたい、Web運用の属人化解消方法について、ぜひ最後までお付き合いください！
多くの企業で問題となっているWeb運用の属人化とは？
属人化の定義と問題点
Web運用の属人化とは、特定の担当者に業務が集中し、組織全体での知識共有がされていない状態を指します。これにより３つの問題が発生します。
①引き継ぎが難しい → 担当者が異動・退職すると業務が止まる。
②業務のブラックボックス化 → 他の社員が業務内容を把握していないため、ミスが増える。
③組織の生産性低下 → 特定の担当者が負担を抱え込み、効率が落ちる。
これらはWeb担当者が順調に業務を行っている間は表に出にくい問題ですが、いざ退職や体調不良などで他者が行う自体が発生すると、とたんに大きな問題として浮上してくるのです。
問題になる前に、なんとしても解消しておきたいものです。
なぜWeb運用は属人化しやすいのか？
Web運用が属人化しやすい理由には以下の要因があります。
- 業務範囲が広い → SEO対策、コンテンツ更新、サイト分析など、業務が多岐にわたる。
- 専門知識が求められる → CMSの操作やGoogleアナリティクスの設定など、一定のスキルが必要。
- ナレッジ共有の仕組みがない → 文書化されていないため、担当者以外が対応できない。
Web制作会社であってもこのような問題や山積みです。実際に、担当者が変わると品質が落ちるといった課題に直面したご担当者様は多いはずです。
制作会社は、そのようなことがないよう、日々知識の共有や能力の把握などを行っています。
制作品質の維持、情報の共有は、Web制作会社にとって重要な業務のひとつなのです。
属人化のリスクとビジネスへの影響
属人化が進むことで、以下のようなリスクが生じます。
①サイト更新が滞る → 商品情報やキャンペーン内容が古いままになる。
②セキュリティリスクが高まる → パスワード管理が適切に行われず、情報漏洩のリスクが増大。
③マーケティングの効果が低下 → SEO施策やアクセス解析が適切に実施されず、集客が難しくなる。
最も気をつけたいのが②のセキュリティに関する問題です。担当者が変わったことで利用しているツールにアクセスできなくなったり、ドメインやサイトの管理画面に入れなくなるなどして、ホームページ自体がさわれなくなることは、本当に多くお問い合わせをいただきます。
パスワード管理は、誰もがアクセスできる場所に一括管理をすることをおすすめします。
属人化することで他にも様々な問題が起こる可能性が出てきます。
コスト面では、トラブル解消のためにWeb管理会社に依頼をしたり、最悪ホームページを作り直すなどといった予想外の費用がかかる場合があります。
また、Webで集客をしている企業などは、マーケティング施策が実施できず売り上げにひびくことも考えられます。
ECサイトを運営している企業やSNSのフォロワーが多いところなどは、担当者がいる間に属人化を完全に解消しておく必要があります。
Web運用の属人化を防ぐための具体的な対策
業務の標準化とマニュアル作成
①業務フローを可視化 → NotionやTrelloを使い、Web運用の作業プロセスをリスト化します。
Notionは業務効率化を実現できる強力なツールです。
（Notionでよくある問題を解決）
・ドキュメントの分散化を防ぐ＝担当者しかわからないデータのありかを一元管理
・同時に多くの人が編集できるので、常に最新の情報がみられる状態を維持
・どんなタスクがあり、進行状態はどうかまで誰でも見れるようになった
・プロセスも可視化され、若手にもノウハウがわかるようになった。
Notionのサービスページはこちら>>
Trelloは、全世界で200万を超えるチームが使用している、進捗状況が視覚的にわかるツールです。
「ToDo」「進行中」「完了」といった進捗状況が視覚化されているので、複数案件の同時進行が一目でわかります。
当社でも使用経験があり、Web業務の始動から終了までを誰でも把握できることが魅力でした。
（Trelloでよくある問題を解決）
・進行管理を誰でも見れるので、業務の属人化を防ぐことができる
・誰がその業務を行っても同じ成果を得られる手順や仕組みを確立しやすい
・視覚的にわかりやすい使い勝手でITが苦手な人でも使いやすい
Trelloのサービスページはこちら>>
②マニュアルの作成 → 「誰でもできる」レベルでの詳細な手順書を作成し、最新情報を維持。
マニュアル作成が難しい場合は、Q&A形式で、担当者以外が疑問に思いいつも担当者に確認する内容を、QA形式でまとめて、誰でもみられるようにするだけでも十分効果はあります。
③チェックリストの作成 → 更新や分析作業を標準化し、担当者ごとの差をなくす。
Web管理や管理画面などのマニュアル作成が自社で困難な場合、当社に一度お問い合わせください。
当社では、ホームページ制作をとおして、管理画面の説明書なども作成しておりますので、独自の仕組みの導入で把握が難しいものでなければ、対応できる場合がございます。
マニュアルの作成方法具体例
①業務の手順を録画する→Loomなどを使って、実際の作業を画面録画し、説明付きの動画マニュアルを作成。
動画なので、書類を作る手間を省け、業務を行いながら記録を残すことができます。
最もわかりやすく、手間のかからない方法で、後から重要なところを抽出したり、ファイルに作業別に収めたりしておけば、取り急ぎは安心です。
②ナレッジ共有の仕組みを作る→週1回、Web運用に関する情報共有ミーティングを実施するなどして、情報や知識を共有する癖をつけておきます。簡単な操作トレーニングを実施して、誰でもすぐに使用できたり、更新できるようにしておきます。
③経営層への理解を促す→ツールや業者を使う場合は費用が発生するため、経営層へいかに重要なことであるかを知ってもらう必要があります。説得材料としては属人化がもたらす損失を可視化や、マニュアル化・業務共有が生産性向上につながる事例を紹介すると良いでしょう。
今すぐ始めるべきこと
タイミングは早い方が良いでしょう。もしWeb業務の属人化が起こってしまっているなら、いつ問題が起こってもおかしくない状態です。
①Web運用の業務フローを整理する ②マニュアルを作成し、誰でも参照できるようにする ③社内で定期的な勉強会を開催し、知識を共有する ④経営層に属人化のリスクを説明し、予算を確保する ⑤タスク管理ツールや情報共有ツールを導入する
これらのどれか、始めやすいものから着手しましょう。
属人化を解消することで、Web運用はスムーズになり、より戦略的なマーケティングに集中できるようになります。
少し手間はかかるように感じますが、最終的には効率化による業務改善という結果を残すことができると思いますよ。